Как заверяют трудовую книжку в 2020 году по новым правилам

Время чтения ≈ 14 минут

Содержание

Трудовая

Необходимость заверения трудовой

Существует множество ситуаций, когда может понадобиться трудовая. Но, оригинал вправе потребовать только Соцстрах, в остальных случаях предоставляется его дубликат, заверенный работодателем или нотариусом.

Обстоятельства, требующие предоставления дубликата:

  • оформление визы для поездки за границу;
  • дополнительное трудоустройство;
  • оформление социальных пособий;
  • получение кредита в финансовом учреждении.

Копия трудовой может понадобиться и в других случаях.

На основании этого документа о физическом лице можно узнать следующую информацию:

  1. Трудовой стаж. Этот показатель позволяет определять работодателям практический опыт нанимаемого специалиста.
  2. Должности, которые занимал гражданин. Это сведения о профессиональных навыках физлица и его доходах. Например, финансовые компании с большим доверием относятся к специалистам, занимающим высокие позиции.
  3. Число рабочих мест. Человек, часто меняющий компании, непостоянен. Таким людям сложно устроиться на новую работу, а кредитные организации часто отказывают в займах.
  4. Причины увольнения с прежних мест работы. Они могут быть связаны с сокращением штатов или по желанию сотрудника с целью повышения по должности. Но, бывают ситуации, когда работодатели увольняют персонал из-за халатного отношения к своим обязанностям. С подобной отметкой в трудовой сложно найти работу с хорошей зарплатой.

Проанализировав по такому документу деятельность гражданина, можно составить жизненный портрет человека. Ответственные сотрудники редко меняют рабочее место, стараются продвигаться по карьерной лестнице в одной компании. А лица, постоянно ищущие себя, не задерживаются надолго на одном месте.

Изменения в трудовом законодательстве и зачем они появились

За сохранность документов сотрудников несет ответственность работодатель, т.к. они должны находиться у руководителя.

Выдача трудовых осуществляется согласно ст. №62 Трудового законодательства.

Оригинал предоставляется только в Соцстрах. А вернуть его работник обязан в течение 3 дней. В остальных случаях сотрудникам предоставляется заверенная копия.

Старые правила, действующие в данный момент

Согласно ст.63 ТК, российских граждан принимают на работу с 18 лет. Но, для установленных должностей действует исключение. На них разрешается брать несовершеннолетних детей с 14 лет по письменному соглашению родителей или опекунов.

При этом их рабочий день не может составлять больше 2,5, а неделя - 12 часов, и только в свободное от учебы время.

Существует ряд правил заверения дубликатов, которые остаются неизменными:

  1. Копирование всех страниц трудовой, на которых есть информация о физическом лице. Исключение - раздел о вознаграждении. Эта страница нужна при получении очередных званий, например «Ветеран труда».
  2. Копии отсканированных листов сшиваются. Сзади на наклейке указывается их количество.
  3. На крайнем листе с обратной стороны ставится отметка «Верно», печать, дата и подпись физлица, оформившего документ.

Правила сшивания ксерокопий:

  • листы ксерокопий ровно складывают друг на друга и прошивают по левому краю;
  • излишки ниток завязывают на узел, а их края приклеивают прямоугольным кусочком бумаги к крайнему листу;
  • на приклеенной бумаге ставится дата прошивки ксерокопий и печать предприятия.

Если дубликат не прошивается, тогда аналогичные записи делаются на каждом отсканированном листе.

Некоторые компании требуют указания сотрудниками сведений о том, что они являются трудоустроенными в сторонних организациях. Но, такое требование не регламентируется Госстандартом. Поэтому гражданин от такого требования вправе отказаться.

Прошивка

Нововведения 2020 года

Установленный порядок заверения трудовой был действительным до 1 июля 2020 г. Сегодня в правилах есть изменения, которые должны учитывать все работодатели.

К перечисленным требованиям добавилась обязательная надпись (данные о месте хранения оригинала). Без такой записи копия считается недействительной.

Указывать можно сейф бухгалтерии, отдела кадров организации, в которой трудоустроен работник, или номер его личного дела, где находятся все бумаги.

При оформлении документа для применения внутри организации делать запись о месте хранения бланка не нужно.

Копия

Заверение трудовой книжки по новым правилам

Перед тем как заверить дубликат, делается его ксерокопия. Раньше ее часто писали от руки, сегодня это делает специальная техника. Но, не допускается двусторонняя печать. Информация должна находиться только с одной стороны листа.

Стандартная процедура

Для изготовления дубликата трудовой сотрудник подает заявление установленной формы директору, в которой должны быть обязательно отражены следующие сведения:

  • полное наименование компании-работодателя, полностью Ф.И.О. и должность руководителя фирмы;
  • полностью Ф.И.О. и должность заявителя;
  • информационная часть: просьба предоставить дубликат документа согласно ст. 62 Трудового Кодекса (причину потребности трудовой можно не указывать);
  • дата составления заявки;
  • подпись гражданина.

Далее руководитель организации рассматривает заявление (не более 3 рабочих дней), составляет Приказ «О выдаче копии трудовой сотруднику», назначает ответственное лицо за его исполнение (это может быть представитель отдела кадров).

Исполнитель бесплатно сканирует оригинал. Главные требования к дубликатам - разборчивый шрифт, отсутствие черных полос, исправлений и прочих помарок.

Приказ

Особенности при заверении документа для банков

Чаще всего копия трудовой требуется при оформлении банковских кредитов. Дубликат необходим для подтверждения платежеспособности заемщика.

Кредиторы тщательно изучают деятельность клиентов:

  • рабочий стаж;
  • занимаемые должности;
  • уровень доходов;
  • место текущей работы;
  • размер заработной платы.

Все эти сведения можно получить из трудовой. При этом дубликат оформляется по стандартной форме. Нет необходимости указывать в документе, что он нужен для получения ссуды в финансовой организации.

Также работодатель обязан предоставить сотруднику при необходимости выписку из трудовой книжки и копию договора об устройстве на работу (ст. 62, 89 ТК).

Сроки выдачи копии работнику

Согласно Трудовому Кодексу (ст. 62), компания по требованию сотрудника должна выдать дубликаты в течение 3 дней после принятия соответствующего заявления. При этом бумаги должны быть оформлены надлежащим образом и выдаваться физическому лицу безвозвратно.

Если работодатель отказывается или затягивает сроки выдачи, он нарушает действующее законодательство и может быть привлечен к ответственности (ст. 5.27 КоАП).

Трудовая

Сколько времени действителен документ

В законе не прописаны сроки действия заверенных копий трудовых. Каждая организация, требующая предоставления трудовой со сведениями о рабочей деятельности физлица, самостоятельно устанавливает его давность.

Например, большинство банковских учреждений при оформлении кредитов требуют от заемщиков предоставления справок и выписок, сделанных не позднее 1 месяца, некоторые - 2 недель. Для суда сроки действия дубликата трудовой не ограничиваются.

Если копия просрочена, необязательно заново заказывать документ, достаточно, чтобы работодатель поставил еще раз печать и новую дату. Повторно выдать необходимые бумаги сотруднику компания обязана тоже бесплатно, т.е. количественные ограничения отсутствуют.

Распространенные ошибки

Порядок оформления дубликатов любых бумаг обязан знать каждый сотрудник, ответственный за эту работу. При этом каждый работник, получающий такие бумаги, должен проверить правильность их составления.

Если заверенный документ не будет отвечать установленным законодательством требованиям, например, в банке гражданину откажут в выдаче ссуды.

Что должен проверить сам работник перед заверением

Проверяя правильность составления дубликата, рекомендуется обращать внимание на следующие нюансы:

  • наличие подписей заверителя и штампов «Копия верна» на всех ксерокопиях, если листы не сшиваются в единый документ;
  • на бумагах должна стоять подпись только представителя отдела кадров, наделенного организацией такими полномочиями;
  • необходима надпись, что сотрудник, получивший копию трудовой, продолжает работать в компании;
  • наличие сведений о месте хранения оригинала согласно новым требованиям;
  • печать предприятия не должна стоять на чистой белой бумаге, она должна закрывать часть ксерокопии;
  • наличие сканов всех заполненных страниц оригинала.

Из-за любой перечисленной ошибки дубликат считается недействительным, и организации вправе его не принимать.

Образец правильно заверенного трудового документа

Действующим законодательством установлен порядок подтверждения подлинности бумаг строгой отчетности. Любая ошибка, допущенная представителем компании-работодателя при оформлении дубликата трудовой, - это формальная причина, по которой копия может быть признана недействительной.

Поэтому регламент оформления документа обязаны знать не только сотрудники отдела кадров, но и сами получатели.

Для изготовления дубликата можно использовать сканер или ксерокс. Качество печати должно быть достаточным для беглого изучения ксерокопии. При этом изображение допускается делать цветным или черно-белым.

Распечатывать нужно все страницы, на которых есть записи, в т.ч. титульный лист. При необходимости изготовления частичной выписки делается копия первой страницы документа и развороты со сведениями о последнем или настоящем месте работы. Например: многие финансовые организации требуют выписку за последний рабочий год, некоторые - за 3 года.

На каждой странице ксерокопии уполномоченный сотрудник предприятия прописывает «Верно» или ставит при наличии угловой штамп. Это новое требование. Ранее ставилось «Копия верна».

Далее обязательно указывается следующая информация:

  • Ф.И.О. и должность заверяющего документ физического лица;
  • дата оформления дубликата;
  • место хранения оригинала трудовой или договорного соглашения (требование введено с 07.2018 г.).

Все письменные записи должны быть разборчивы для чтения. Их рекомендуется делать печатными буквами. Не допускается наличие исправлений, зачеркиваний и прочих помарок, иначе дубликат будет признан недействительным.

При допущении ошибки нужно сделать новую ксерокопию и заменить испорченный лист.

Дополнительным требованием многих финансовых компаний является наличие записи о настоящем трудоустройстве физлица. Законом это не регламентируется, но представитель отдела кадров обязан это отметить в случае необходимости.

Немного ниже рукописного текста, с правой стороны ставится печать компании-работодателя. При этом оттиск должен быть отчетливо виден и хорошо читаем.

Для дополнительного подтверждения подлинности дубликата все листы сшивают в один документ. Кончики нитей заклеиваются на обратной стороне крайнего листа прямоугольным кусочком бумаги.

Затем на нем после высыхания клея прописывается дата заверения и Ф.И.О. сотрудника предприятия. Сверху ставится печать, оттиск которой должен захватывать и основной лист дубликата.

Примеры заверения

Где происходит заверение ТК

Работающим гражданам за оформлением дубликата трудовой книжки нужно обращаться по месту трудоустройства. Заявление установленной формы предоставляется в отдел кадров компании-работодателя.

Выдавать такой документ может бухгалтер предприятия, если это входит в его служебные обязанности и есть соответствующие полномочия. В небольших организациях кадрового отделения может и не быть. Уполномоченный представитель организации не вправе отказать сотруднику в выдаче копии трудовой.

Неработающие граждане, у которых трудовая находится на руках, заверяют ее дубликат в нотариальной конторе. Для этого нужно предоставить юристу свой паспорт и трудовую.

Нотариус отсканирует и распечатает необходимые страницы документа, поставит печати и подписи, внесет все необходимые записи согласно действующему законодательству.

Нужно ли заверять электронный документ

Министерство труда и соцзащиты России сообщило о необходимости подтверждения записей в трудовой печатью предприятия и подписью руководителя, если сотрудник написал заявление на ведение данных в электронной форме.

В подобной ситуации работодатель должен отдать бумажную трудовую сотруднику на руки, предварительно сделав в ней запись о получении соответствующей заявки на создание электронного документа. Заверение осуществляется согласно ст. 62, 84 Трудового Кодекса Российской Федерации.

Процедура перехода на электронные трудовые книжки

Электронная форма документа о рабочей деятельности гражданина РФ введена с 01.01.2020 согласно ФЗ №439 - 16.12.2019.

Применение электронных книжек работников предоставляет возможность существенно сократить риски потери оригинала, без которого гражданин не сможет подтвердить свой стаж работы. При этом такая форма в будущем облегчит процедуру оформления пенсии.

Раньше, чтобы получить данные о своей профессиональной деятельности, физлица писали заявление на оформление выписки из трудовой. Это добавляло работы сотрудникам отдела кадров.

Сегодня гражданин, оформивший документ в электронном виде, может узнать необходимые сведения не только в бумажном виде (у работодателя, в МФЦ, ПФР), но и самостоятельно онлайн на официальном портале Госуслуг или Пенсионного Фонда РФ.

Выписка

Законодательные акты касательно процедуры

Переход на формирование электронных файлов о рабочей деятельности российских граждан регламентируется федеральным законодательством РФ:

  1. ФЗ №439 - 16.12.2019. Этим законом прописаны изменения, внесенные в ТК РФ, по формированию данных о рабочей деятельности физических лиц в электронной форме.
  2. ФЗ №436 - 16.12.2019. Положение предусматривает изменения в Федеральном законе, устанавливающем правила ведения персонального учета в пенсионной страховой системе. Согласно требованиям нормативно-правового документа, с 01.01.2020 все организации обязаны предоставлять сведения о рабочей деятельности своих сотрудников в Пенсионный Фонд России.
  3. ФЗ №136 - 24.04.2020. Согласно постановлению, внесены изменения в ст. 2,11 Федерального закона, устанавливающего правила ведения персонального учета в пенсионной страховой системе. Теперь Правительство РФ имеет право определять особый порядок, в т.ч. период предоставления данных в Пенсионный Фонд организациями-работодателями о трудовой деятельности своих сотрудников .

Новые сроки подачи сведений в ПФ утверждены Постановлением Правительства РФ №590 - 26.04.2020.

Обязательна ли процедура

Уже работающие граждане, а также физические лица, официально трудоустроившиеся в 2020 г., могут самостоятельно определять форму ведения документа о рабочей деятельности. Для этого до 31.12.2020 нужно написать заявление в соответствующий орган.

При желании ведения только электронной трудовой компания-работодатель прекращает вносить сведения в бумажный документ и выдает его на руки сотруднику.

Сведения в электронной трудовой книжке

В электронную версию вносится следующая информация о работнике:

  • личные данные;
  • наименования предприятий (организаций), где гражданин работал;
  • даты трудоустройства и увольнения по каждой компании;
  • профессия и специальность;
  • занимаемые должности на разных рабочих местах;
  • степень квалификации специалиста;
  • структурное подразделение в компании;
  • тип рабочей деятельности;
  • вид процедуры: прием, увольнение, сокращение, перевод на другую должность;
  • причины расторжения договорного соглашения с работодателем.
  • основания кадровой процедуры: тип бумаги, номер, дата.

Внесение сведений о награждениях работника действующим законодательством не предусматривается.

Переход на использование электроники со стороны работодателя

Теперь вместо наименования «Трудовая книжка» ввели «Сведения о трудовой деятельности».

Информация, которая указывается в новом документе:

  • прием и оформление физического лица на рабочее место;
  • наименование компании-работодателя;
  • квалификация сотрудника;
  • занимаемая должность;
  • перевод (повышение) на новую должность внутри организации;
  • увольнение (сокращение);
  • основания расторжения трудового соглашения между сторонами.

Все перечисленные сведения, согласно изменениям в российском законодательстве, работодатели обязаны каждый месяц передавать в Пенсионный Фонд в электронной форме. Для этого не нужно использовать дополнительные ресурсы программного обеспечения.

Передача информации осуществляется через специально разработанную систему персонифицированного ведения учета ПФ России.

Во время перехода на электронные трудовые от организаций-работодателей требуется:

  1. Внести необходимые изменения в договоры с персоналом, нормативные документы. Обязательно нужно проверить все акты, регулирующие процедуру ведения трудовой. Если требуется, в бумаги вносятся корректировки, которые позволят в дальнейшем вести бумаги в электронном и стандартном письменном варианте одновременно.
  2. Оповестить каждого работника предприятия об изменениях ведения сведений об их трудовой деятельности.
  3. Принять от персонала заявления на выдачу электронной трудовой или отказ, т.е. сохранение бумажного варианта документа. При этом заявки должны быть поданы до 31.12.2020 Если сотрудник пожелал сохранить старую форму трудовой, работодатель обязан вносить сведения в оба варианта. При согласии хранения информации только в электронной форме заполнять бумажный образец необязательно. Если работник до конца 2020 г. не выбрал ни один из вариантов, организация-работодатель должна заполнять одновременно электронный и бумажный экземпляры.
  4. Направлять ежемесячно все необходимые данные в ПФ до 15-го числа следующего месяца за отчетным. В документе отображаются все кадровые изменения за этот период. Первый отчет должен быть отправлен в ПФ до 15.02.2020.

Комплексная автоматизация в 1С (управление предприятием) согласно плану обновлена 31.12.2019. А в конце января были утверждены сроки реализации новой формы в основных программах (БП 3.0, ЗУП 3.1 и др.).

Образцы уведомлений

До сотрудников предприятия в первую очередь нужно довести возможности перевода данных из бумажного варианта в электронную форму, а также оставления старого стандартного документа о рабочей деятельности.

Для этого нужно создать информационное сообщение или прочее уведомление и оповестить каждого сотрудника компании. Ознакомление можно организовать в стандартном порядке, предусмотренном для локальных нормативных актов.

Каждый рабочий предприятия после ознакомления с информационным уведомлением обязан подтвердить этот факт личной подписью. Срок выполнения такой процедуры до 30.06.2020 (ФЗ №439 - 16.12.2019).

Уведомление

Бланки об отказе от электронной версии для заполнения работниками

Заявка на отказ сотрудника от ведения трудовой электронного образца оформляется в свободной форме. Представитель отдела кадров компании вправе ее разработать самостоятельно.

Но, при получении такого заявления от рабочего организация обязана вести обе формы (старую бумажную и новую электронную).

Физлица вправе оставить документ старого образца в случае перевода на работу в другую компанию.

Смотрите видео, как правильно оформлять и заверять документ:


Материал подготовлен редакцией сайта pensiyaportal.ru


Не потеряйте эту статью!